Case: Miten sähköinen taloushallinto säästi minulta 5 tuntia kuukaudessa – asiakkaan tarina

Kun pyöritän pientä palvelualan yritystä, jokainen tunti on tärkeä. Varsinkin sellainen tunti, jonka voisin käyttää laskutukseen, myyntiin tai jopa ihan tavalliseen vapaa-aikaan. Aiemmin tuntui, että taloushallinto söi kohtuuttoman suuren osan työviikostani: etsin kuitteja, hyväksyin ostolaskuja eri järjestelmissä, selvittelin tiliotteita ja yritin muistaa lähettää tarvittavat raportit kirjanpitäjälle.

Tilanne muuttui, kun siirryin käyttämään sähköistä taloushallinto-ohjelmaa yhdessä kirjanpitäjäni kanssa. Tässä artikkelissa kerron omasta kokemuksestani siitä, miten sähköinen järjestelmä säästi minulta viisi tuntia kuukaudessa ja helpotti arkea enemmän kuin olin odottanut.

Lähtötilanne: Liikaa paikkoja, liikaa vaiheita

Ennen sähköiseen järjestelmään siirtymistä:

• tiliotteet olivat pankissa erikseen
• ostolaskut tulivat sähköpostiin pdf-muodossa
• kuitit odottivat pinoa autossa ja toimistolla
• palkanlaskenta tehtiin manuaalisesti
• kirjanpitomateriaali piti lähettää kirjanpitäjälle kuukausittain

Keskeneräiset asiat tuntuivat kasaantuvan. Jokainen vaihe vaati muistamista – ja muistaminen vei aikaa.

Mitä muuttui, kun siirryin sähköiseen taloushallinto-ohjelmaan?

Kirjanpitäjäni ehdotti siirtymistä sähköiseen taloushallinto-ohjelmaan, kuten Procountoriin tai Netvisoriin. Päätös tehtiin nopeasti, koska järjestelmät tarjoavat kaikki taloushallinnon työkalut yhdessä paikassa, muun muassa:

• tiliotteiden automaattisen haun
• kirjanpidon ja tositteiden käsittelyn
• myyntilaskujen laatimisen ja lähettämisen
• ostolaskujen vastaanottamisen ja maksamisen
• alv-ilmoitukset suoraan verottajalle
• palkanlaskennan ja palkkaraportit
• tuloveroilmoitukset
• kuittien lisäämisen mobiilisovelluksella
• täsmäytykset
• raportoinnin

Kaikki samassa järjestelmässä. Ei enää eri paikkoihin kirjautumista tai tiedostojen lähettelyä.

1. Automaatio vähensi manuaalista työtä

Ensimmäinen konkreettinen säästö tuli automaatioista.
Sähköinen järjestelmä:

• ehdottaa tiliotetapahtumille kirjanpitotilit
• muodostaa toistuvista tapahtumista automaattisia tositteita
• tuo verkkolaskut suoraan ostolaskujen käsittelyyn
• lähettää muistutukset erääntyvistä tehtävistä

Enää ei tarvitse arvailla tai naputella samoja asioita käsin.

Arvio säästetystä ajasta: 2 tuntia kuukaudessa.

2. Kuittien kuvaaminen puhelimella muutti pelin

Ennen kuittien kerääminen oli se hetki, jota vältin viimeiseen asti. Nyt riittää, että otan kuvan kuitista puhelimella – se siirtyy automaattisesti kirjanpitäjän käsittelyyn.

Ei enää:

• hävinneitä kuitteja
• ryppyisiä papereita lompakossa
• kuittipinoja auton ovitaskussa

Arvio säästetystä ajasta: 1 tunti kuukaudessa.

3. Kaikki laskut yhdestä paikasta

Ennen laskutukseen kului aikaa siksi, että:

• ostolaskut tulivat sähköpostiin
• myyntilaskut tein eri järjestelmällä
• maksut hoidin verkkopankista

Nyt kaikki tapahtuu suoraan samassa sähköisessä järjestelmässä.
Sieltä voi:

• laatia myyntilaskut
• lähettää ne
• vastaanottaa ostolaskut
• maksaa ostolaskut ilman verkkopankkia
• seurata kassavirtaa

Yhden näkymän kautta hoidan koko rahaliikenteen.

Arvio säästetystä ajasta: 1 tunti kuukaudessa.

4. Pilvipohjaisuus toi joustavuutta – jopa junassa

Taloushallinnon tehtävät eivät enää sido minua toimistoon.
Voin hoitaa ne:

• asiakkaiden välillä
• kahvilassa
• kotona
• junassa matkalla tapaamisiin

Kunhan käytössä on netti, ohjelma toimii missä tahansa. Tämä on ollut yksi suurimmista helpotuksista kiireisessä arjessa.

Arvio säästetystä ajasta: 1 tunti kuukaudessa.

Kokonaisvaikutus: 5 tuntia kuukaudessa säästettyä aikaa

Kun kirjanpidon, laskutuksen, palkat, raportoinnin ja tositteiden käsittelyn voi tehdä yhdessä paikassa, työmäärä pienenee huomattavasti. Säästän tällä hetkellä noin 5 tuntia kuukaudessa, jotka voin käyttää oikeasti tärkeisiin asioihin: myyntiin, asiakkaisiin ja uusien palveluiden kehittämiseen.

Miksi suosittelen sähköistä taloushallintoa?

Jos olet pienyrittäjä tai yksinyrittäjä, suosittelen lämpimästi sähköiseen taloushallintoon siirtymistä. Se tekee arjesta:

• sujuvampaa
• selkeämpää
• vähemmän stressaavaa
• tehokkaampaa

Ja kun kirjanpitäjä näkee kaiken reaaliajassa, vältyt turhilta yllätyksiltä.

Konkretia Kirjanpito auttoi minua ottamaan järjestelmän käyttöön – ja se oli huomattavasti helpompaa kuin luulin.